Нужно ли вашей OÜ контактное лицо в Эстонии?

Не во всех случаях.

Статья 24(2) Commercial Register Act устанавливает, что контактное лицо должно быть назначено, если адрес юридического лица находится в иностранном государстве.

Для эстонской OÜ это означает:

• Юридический адрес компании в Эстонии: назначать дополнительное контактное лицо только из-за иностранных членов правления не обязательно.
• Юридический адрес компании за пределами Эстонии: необходимо назначить контактное лицо, отвечающее требованиям закона.

Коммерческий регистр Эстонии (RIK) прямо подтверждает это правило в инструкциях, опубликованных после реформы февраля 2023 года.

Поэтому, прежде чем платить за обе услуги, проверьте, где на самом деле зарегистрирован адрес вашей OÜ.

Хотя многие провайдеры продают обе услуги одним пакетом, они выполняют разные функции.

Важная юридическая деталь

Контактное лицо не является автоматически членом правления или законным представителем вашей компании.

Его функция связана с получением определённых документов.

Если сообщение надлежащим образом вручено зарегистрированному контактному лицу, оно может считаться юридически врученным компании.

Поэтому, даже если контактное лицо не всегда обязательно, оно может выполнять важную юридическую функцию.

Не путайте необязательную услугу с бесполезной.

Здесь разница становится наиболее понятной.

Пример A: OÜ с юридическим адресом в Таллине

Представьте, что вы предприниматель из Испании и живёте в Мадриде.

Вы открыли эстонскую OÜ и заключили договор на действительный юридический адрес в Таллине.

В Коммерческом регистре ваша компания указана с этим эстонским адресом.

Хотя вы живёте в Испании и управляете бизнесом оттуда, зарегистрированный юридический адрес компании находится в Эстонии.

Результат: проживание руководителя за рубежом само по себе не обязывает назначать дополнительное контактное лицо.

Вы должны поддерживать адрес в действительном состоянии и иметь надёжный способ получения сообщений.

Пример B: OÜ с юридическим адресом в Португалии

Теперь представьте, что вы живёте в Лиссабоне.

Ваша компания — OÜ, учреждённая в Эстонии, но юридическим адресом компании вы зарегистрировали португальский адрес.

В этом случае адрес юридического лица находится за пределами Эстонии.

Результат: вы должны назначить уполномоченное контактное лицо в Эстонии в соответствии со статьёй 24.

Так в чём же разница?

Не в гражданстве владельцев.

Не в наличии e-Residency card.

И не просто в проживании за пределами Эстонии.

Разница в том, где зарегистрирован юридический адрес OÜ.

Юридический адрес в Эстонии

Контактное лицо не обязательно только потому, что члены правления живут за рубежом.

Юридический адрес за рубежом

OÜ должна назначить уполномоченное контактное лицо в соответствии со статьёй 24.

Отчасти путаница связана с изменениями в законодательстве.

Раньше обязанность назначить контактное лицо связывалась с местонахождением правления.

Новый Commercial Register Act, вступивший в силу 1 февраля 2023 года, использует критерий нахождения адреса юридического лица за рубежом.

Коммерческий регистр опубликовал отдельные инструкции о применении этой обязанности и сроках назначения.

Это объясняет, почему некоторые общие руководства и коммерческие страницы используют иные формулировки или опираются на прежние критерии.

Если вы встречаете противоречивую информацию, всегда проверяйте, на какую норму ссылается источник и соответствует ли она действующему законодательству.

Вероятно, это самый важный вопрос после того, как вы разобрались с юридической обязанностью.

Отсутствие зарегистрированного контактного лица не означает, что OÜ может не получать официальные сообщения.

Компания должна поддерживать данные в регистре в актуальном состоянии и реагировать на документы, направляемые органами власти.

Существуют разные каналы:

У RIK есть электронная служба уведомлений о регистровых производствах.

Однако не все официальные уведомления приходят исключительно по email.

Получение электронного уведомления также не следует путать с правовыми нормами о том, когда сообщение считается официально врученным.

Что спросить у провайдера юридического адреса?

Перед заключением договора на виртуальный адрес уточните:

• Принимает ли он официальную почту, адресованную компании?
• Сканирует ли и пересылает письма?
• В какой срок сообщает о поступлении документов?
• Есть ли ограничения или дополнительные платежи?
• Что происходит со срочными сообщениями?
• Как обеспечивается непрерывность услуги?

Недорогого юридического адреса может быть достаточно, но он должен обеспечивать, чтобы с вашей компанией можно было связаться.

Первую проверку можно сделать прямо в Коммерческом регистре.

Шаг 1. Найдите свою компанию

Откройте e-Business Register Эстонии. Введите название вашей OÜ или её регистрационный код.

Шаг 2. Проверьте юридический адрес

Найдите официальный зарегистрированный адрес компании. Главное — определить, находится он в Эстонии или за рубежом.

Помните, что компания может быть учреждена в Эстонии и при этом иметь зарегистрированный иностранный адрес.

Шаг 3. Проверьте контактное лицо

Проверьте, зарегистрировано ли контактное лицо. Если информация доступна, посмотрите также даты начала и окончания назначения.

Закон предусматривает удаление данных контактного лица по истечении срока назначения. Если компания по-прежнему обязана его иметь, она должна поддерживать действительное назначение.

Шаг 4. Проверьте, за какие услуги вы платите

Изучите действующий договор. Определите, платите ли вы за:

• Юридический адрес.
• Контактное лицо.
• Получение и сканирование почты.
• Другие административные услуги.

Проверьте, есть ли разбивка стоимости и что вы потеряете при изменении пакета.

Шаг 5. Проверьте изменения перед отменой

Если вы решите сменить провайдера:

1. Заключите договор на новый действительный адрес.
2. Получите необходимое разрешение на его использование.
3. Обновите данные в Коммерческом регистре.
4. Убедитесь, что новый адрес зарегистрирован.
5. Проверьте, что сообщения по-прежнему можно получать.
6. Отмените прежнюю услугу после завершения перехода.

Не оставляйте OÜ без действительного юридического адреса или надёжного канала получения сообщений.

В некоторых случаях — да. Но это зависит от вашей ситуации.

Если у вашей OÜ действительный адрес в Эстонии и вы платите за дополнительное контактное лицо, которое по закону не обязательно, можно оценить, нужна ли вам эта услуга.

Однако не стоит считать, что все коммерческие пакеты одинаковы. Некоторые провайдеры включают дополнительные услуги: официальное получение документов, административную поддержку или отслеживание сообщений.

Прежде чем что-то менять, сравните, за что вы платите и какие функции вам нужно сохранить.

Если юридический адрес вашей компании находится за рубежом, контактное лицо для обычной OÜ остаётся обязательным согласно статье 24.

Цель не в том, чтобы отказаться от всех возможных услуг, а в том, чтобы платить только за действительно нужные.

Юридический адрес и контактное лицо — лишь часть обязанностей эстонской компании.

Даже если OÜ не ведёт коммерческой деятельности, она должна вести корректный бухгалтерский учёт и подавать Annual Report. Это не обязательно означает ежемесячное бухгалтерское обслуживание.

Чтобы узнать об обязанностях и сравнить годовые расходы у разных провайдеров, прочитайте наше руководство: Неактивная компания в Эстонии: сколько на самом деле стоит содержать OÜ?

В этой статье мы объясняем, как содержать OÜ без деятельности, какие у неё налоговые и бухгалтерские обязанности и сколько стоят разные услуги.

Если ваша компания ведёт деятельность, посмотрите, как мы работаем, на странице бухгалтерии для компаний в Эстонии.